Come ogni altra impresa anche un bar deve essere gestito secondo un piano manageriale che preveda la definizione di una serie di elementi, primo tra tutti l’analisi finanziaria per garantire la sostenibilità economica e quindi l’ottimizzazione dei costi.
In che modo?
Due sono gli aspetti che il gestore deve in particolar modo considerare ai fini della produttività: la gestione del personale e l’organizzazione dell’area di lavoro.
Con gestione del personale si intende principalmente l’organizzazione dei turni di lavoro.
- Il punto di partenza è definire le business unit del bar, ossia le unità organizzative preposte alla gestione di un particolare business. Le business unit sono differenti in base alla tipologia del locale: per esempio un bar che lavora dalle 6 alle 20 possiede tre blocchi organizzativi mattina, pranzo, pre-dinner.
- Il passaggio successivo consiste nell’individuare per ogni unità il momento di massimo afflusso, il peak point, che consente, di conseguenza, di capire ruoli, gerarchie e responsabilità dei vari membri dello staff all’interno delle unità, evitare sovrapposizioni o “aree scoperte” e prevedere l’eventuale ricorso a collaboratori temporanei.
Solo in questo modo è possibile pianificare l’attività dei collaboratori, quindi organizzare i turni di lavoro, in maniera produttiva. L’ottimizzazione delle risorse passa anche attraverso la formazione. Assicurare una formazione interna, infatti, migliora la produttività e l’efficienza: specificare con estrema chiarezza la posizione ricoperta, le mansioni da svolgere, le aree di lavoro in cui operare, le attrezzature da utilizzare e le procedure da seguire, le relative responsabilità, permette di avere un personale qualificato e quindi, produttivo. Due documenti risultano utili per il gestore in questa fase affinché vi sia il massimo livello di chiarezza:
- la job description, ossia la descrizione dettagliata di ruoli, mansioni, metodi, attrezzature, responsabilità ecc.
- i manuali operativi che indicano le procedure e le regole da seguire nello svolgere la propria mansione.
Come detto in precedenza, influisce sull’efficienza e sulla produttività di un bar anche l’organizzazione dello spazio. La disposizione funzionale di attrezzature, macchinari e prodotti aiuta tutto il personale a lavorare meglio, in maniera rapida ed efficiente. La scelta delle attrezzature è fondamentale, in quanto devono essere un aiuto alla propria attività e non un ostacolo, perciò scegliere sempre prodotti di qualità aiuta ad ottimizzare la forza lavoro. Gli spazi operativi in un bar sono organizzati in maniera diversa in base al tipo di locale e di offerta proposta. L’area caffetteria per la colazione, l’area pranzo, l’area miscelazione per l’aperitivo ecc. saranno strutturate in maniera differente e in ognuna tutti i prodotti e le attrezzature specifici per quel servizio saranno posizionati in modo diverso. In ogni caso è il barista il punto di riferimento per stabilire l’organizzazione degli spazi, ossia tutto deve essere alla sua portata e facilmente raggiungibile, affinché possa muoversi in assoluta comodità e rapidità e senza incrociarsi o scontrarsi con gli altri addetti, perdere tempo o il contatto con il cliente. Per esempio, per il servizio della mattina la macchina dell’espresso sarà posizionata nel retrobanco al centro, così da permettere a due operatori di lavorare contemporaneamente; a fianco ci saranno il macina caffé e le attrezzature per la preparazione di altre bevande, la lavabicchieri sarà posizionata sempre nel retrobanco per favorirne l’utilizzo, poi il frigo con il latte e quindi la vetrina con la pasticceria e le proposte salate. Diversa sarà l’area preposta all’aperitivo, dove la consolle avrà dimensioni più piccole in modo da velocizzare la preparazione dei drink.
Nel mercato si possono trovare differenti soluzioni e novità per l’organizzazione degli spazi e per renderli più efficienti e versatili. Una buona organizzazione permette agli operatori di essere più veloci e offrire quindi un servizio migliore.
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